Blog

 

 Tagcloud

 Kalendář akcí

 Twitter

 
2. května
2012

Zrušili jsme v týmu interní e-maily

Autor: Lukáš Voborský | upraveno: 26. 9. 2012 | štítky: yammer, komunikace, email

Proč jsme takovou, v mnoha ohledech, šílenou věc vůbec dělali? E-mail ani zdaleka není dokonalý komunikační prostředek a existuje k němu pro interní komunikaci více efektivnějších náhrad. Ať už je to přímo živá komunikace, nebo jeden z klonů interní sociální sítě – Yammer. A právě na něj jsme diskuzi k vhodným věcem přesunuli a v tomto příspěvku se dozvíte, jaké jsou naše stávající zkušenosti.

Proč jsme takovou, v mnoha ohledech šílenou, věc vůbec dělali?

E-mail ani zdaleka není dokonalý komunikační prostředek. Vezměme si několik typických příkladů, kdy selhává:

  • člověk považuje věc za vyřízenou jenom tím, že odpověděl někomu na e-mail (čímž pádem v jeho logice nemůže za to, že celá věc nedopadla tak jak měla)
  • člověk při komunikaci dá do kopie (CC) spoustu dalších osob, přičemž se domnívá, že se budou řešením dané věci samozřejmě také zabývat
  • na druhé straně pak má většina lidí plný inbox e-mailů, kterými se buď musí probírat, nebo je ignorovat, čímž jednak klesá jejich efektivita a také přirozeně nepřispějí některým odesílatelům k vyřešení jejich problému
  • to co v e-mailu popisujete v několika odstavcích několik minut (a cílová osoba to často i přes vaši snahu nepochopí) dokážete často vyřešit 30 vteřinovou návštěvou dotyčného

A samozřejmě další situace, kdy použití e-mailu pro interní komunikaci není optimální. Vedle toho existuje spousta efektivnějších náhrad (např. už zmíněná živá komunikace), z nichž jsme si pro interní otestování zvolili jeden z klonů sociální sítě pro interní potřeby - Yammer.

Jak tedy funguje naše interní komunikace nyní?

Yammer

Vhodné věci jsme přesunuli k debatování online na Yammer. Zde se třídí do různých skupin a vláken a ke každé otevřené záležitosti a nápadu (který může vykopnout kdokoliv, ne jen „tradiční šéf“) se vyjadřují ostatní svými komentáři, hlasováním a protinávrhy.

Všechny záležitosti jsou otevřené všem, a zároveň jen těm, kteří se o ně z vlastní vůle zajímají. Nemůže se tedy stát, že nějaké zásadní informace má v mailboxu jen pár vybraných lidí. Či opak, kdy jsou mailboxy spousty lidí postupně plněny záležitostmi, které dotyčné nezajímají.

Zároveň nedochází ke zmatkům obvyklým v řetězené e-mailové komunikaci, kdy jeden člověk odpovídá do konference ostatním pouze na část textu a zbytek komunikace zahazuje a dát ji následně dohromady v časové souslednosti bývá složité. Na Yammeru je jasně vidět kdo na co a kdy odpověděl, případně při použití online dokumentů je možné provádět přímo online korekce apod.

Nevýhodou je, i při použití webového rozhraní, nutnost použití dalšího „softwaru“. Další výhody a nevýhody stále objevujeme.

Co nám to zatím přineslo?

Krom efektivnější komunikace a útlumu e-mailového přetlaku (čili úspory času) také větší zapojení jednotlivců do interní komunikace. Lidé přichází se svými poznatky (ať už jsou to defacto pouze „tweety“, nebo rovnou propracované návrhy) a zároveň se zapojují do hodnocení a pilování návrhů ostatních.

Přirozený vznik pracovních skupin – na základě nastartovaného tématu na Yammeru vznikne „pracovní skupina“, která si vyměňuje podklady a nápady, naživo se schází a celou věc tlačí – což ve srovnání s dřívějším defacto alibistickým spamováním desítek lidí bez zřetelného posunu je jednoznačný pokrok.

Vedlejším efektem je pak samovolné tvoření knowledge-base celého týmu, kdy dříve informace schované v mailbox účtech jsou k dispozici v přehledné podobě všem.

A v neposlední řadě také nakročení ke zrušení tradičních pravidelných porad – díky existenci pracovních skupin kolem otevřených záležitostí. Ale o tom až příště…

Zatím tato aktivita není celofiremní záležitost, ale praktikujeme ji pouze v několika výrobních týmech, odkud se za předpokladu dlouhodobých dobrých zkušeností má šanci rozšířit dále.

P.S. Při psaní tohoto příspěvku nebyl odeslán ani jeden e-mail.